Formalités d'inscription à l'Antenne de Caen
année universitaire 2023 - 2024



Ces pages sont à lire avec attention afin de réussir votre inscription et afin d’éviter des erreurs, elles ne constituent pas un mode d’emploi; ce dernier est disponible en ligne sur le site de préinscription.


Les inscriptions à l'UIA et le choix des activités se feront en trois phases via internet :

- Phase 1 : Du 1er juillet au 5 septembre 2023 - création d'un compte en ligne sur le site :

https://www.preinscription.uianormandie.fr

- Phase 2 :

Du 6 au 10 septembre - choix des activités sur ce même site
Cotisation 2023-2024 : 140€
Le paiement par virement est recommandé.
IBAN : FR76 1660 6537 1884 8313 0171 501 code BIC : AGRIFRPP866
Raison sociale : UIA de Basse Nomandie
Ne perdez pas de temps, faites ce virement le jour même, dès la confirmation de vos choix.
(En réalisant votre virement, indiquez votre nom, prénom et votre numéro d’adhérent – si vous en avez un)


En cas de saturation du site : - Se déconnecter et recommencer quelques minutes plus tard. - Inutile de vous déplacer à l’UIA…

- Phase 3 : Validation de l’inscription dans les locaux de Vissol

- Pour les personnes ayant payé par virement :
Les 27 et 28 septembre : vérifications et mise à jour de la carte

- Pour les personnes qui payent par chèque :
Les 13 et 14 septembre : Règlement de l'adhésion (140€),
Vérifications et mise à jour de la carte

L'inscription ne sera validée qu'à l'issue de la phase 3


Phase 2 : une permanence téléphonique est mise en place
Elle sera assurée le 6 septembre de 9h à 12h30 et de 13h30 à 17h et le 7 septembre de 9h 30 à 12h.
Tel : 06 19 45 02 41


Phase 2 : permanence personnes en difficulté
Seules les personnes n’ayant pas la possibilité de s’inscrire en ligne pourront venir à l’UIA le 06 sept. de 9h à 12h30 et de 13h30 à 17h et le 07 sept. de 9h à 13h où des membres du bureau seront présents afin de les aider à faire leur inscription.


Comme les autres années il sera possible de s'inscrire à l'UIA aux permanences après la rentrée.

Seules les personnes inscrites pourront participer aux activités.




Phase N°1 : Du 1er juillet au 5 septembre 2023 :

Le site de préinscription est ouvert afin de créer ou de compléter votre compte (données personnelles)

Cette phase est fondamentale ! vous avez environ deux mois pour créer ou compléter votre compte; Ainsi le jour du choix des activités (Phase 2) vous gagnerez un temps précieux, tout en évitant la saturation du site.


Seuls les comptes des personnes inscrites pendant l’année 2022-2023 ont été maintenus.
Pour des raisons de sécurité le gestionnaire du site a supprimé les mots de passe de l’an passé.

Connectez-vous sur le site : https://www.preinscription.uianormandie.fr

Deux cas possibles :
  • Cas n°1 - Etudiants inscrits en 2022-2023
    A la première connexion cliquez directement sur « Mot de Passe Oublié »
    Tapez l’adresse mail déjà donnée à l’UIA. Alors le site vous envoie un courriel intitulé « UIA- DEMANDE DE CONFIMATION pour nouveau mot de passe ». Ouvrez ce courriel et cliquez sur le lien pour créer votre mot de passe. Ensuite connectez-vous à nouveau pour vérifier vos données (voir ** plus bas rubrique « Dans les deux cas »)
    Si votre compte n’existe pas, la page indique que l'adhérent est inconnu dans la base et vous propose de « Créer un compte » (cas N°2 – ci-dessous) ou de vérifier l’adresse mail tapée.


  • Cas N°2- Nouveaux étudiants ou anciens étudiants non-inscrits en 2022-2023
    A la première connexion, cliquez directement sur « Créer un Compte ».
    Tapez une adresse mail valide et choisissez votre mot de passe ; Alors le site vous envoie un courriel intitulé « UIA- DEMANDE DE CONFIMATION de création de compte ». Ouvrez ce courriel et cliquez sur le lien pour valider l’ouverture de votre compte. Ensuite connectez-vous à nouveau pour choisir l’antenne (pour vous c’est Caen) et compléter vos données (voir ** plus bas rubrique « Dans les deux cas »)
    Si votre compte existe déjà, la page indique que le compte existe déjà et vous demande de cliquer sur « Mot de passe oublié » (cas N°1 – ci-dessus)

  • ** Dans les deux cas : Lors les prochaines connexions il suffira de taper votre adresse mail (fenêtre « votre email ») et votre mot de passe (fenêtre « Votre Mot de passe : » juste à côté)
Remarques importantes :
  • Notez bien le mot de passe choisi.
  • Les adhérents ayant leur compte maintenu, retrouveront les rubriques déjà remplies. ATTENTION ! Vérifiez bien, et modifiez si nécessaire.
  • Pour les autres il vous faudra remplir toutes les rubriques et vérifier scrupuleusement vos saisies.
  • Pour les anciens inscrits à l’UIA, décocher la case « Je déclare n'avoir jamais été adhérent dans l'antenne choisie», notez bien le numéro d’adhérent qui figure sur votre carte.
  • Pour les nouveaux, ne mettez pas de numéro d’adhérent, il vous sera attribué au cours de la phase 3

Problème parfois rencontré avec les courriels de confirmation

ATTENTION : Certaines personnes ne reçoivent pas le courriel de confirmation (vérifier les spams) et sont alors bloquées. C’est un problème lié à votre fournisseur d’accès dans ce cas il faut activer la « procédure SOS » :

Envoyez, le PLUS VITE POSSIBLE, un courriel à l’adresse suivante : sos@uia-caen.fr
Indiquez l’objet du courriel avec un texte simple du style :
« Echec à la création de mon mot de passe » Ou « Echec à la confirmation de création de compte » Important : Indiquez votre nom et prénom, le jour et l’heure de la Dernière tentative.

Le courriel « de création de votre mot de passe » ou « de validation de création de compte » vous sera renvoyé. Surveillez votre boite mail (même les spams), l’envoi peut se faire rapidement ou sous quelques jours.

La boite mail sos@uia-caen.fr est uniquement réservée aux personnes qui ne reçoivent pas le mail de validation ou de création du mot de passe au cours de la phase 1 des préinscriptions (“Créer ou compléter son compte”). Nous ne tiendrons pas compte des mails qui ne concernent pas la “procédure SOS”.

Conseils


Phase N°2 :
Du mercredi 6 sept. à 9 h au dimanche 10 sept. 2023 à 24h : Choix des activités

Si vous n'avez pas créé ou complété votre compte vous devez le faire avant de choisir vos activités (voir phase 1). Pendant que vous remplissez les rubriques, les autres adhérents choisissent leurs activités… Et de plus vous contribuez à la saturation du site !

Avez-vous bien réussi votre préinscription ?

Vos choix sont enregistrés uniquement après avoir cliqué sur le bouton "Confirmer mes choix".
Alors le message N°1 s’affiche : « Vos choix d’activités sont bien enregistrés »
Dans le bas de cette même page deux autres messages s’affichent :
Message N°2 : « Un courriel va vous être envoyé pour mémoire »
Message N°3 : « Vous avez été déconnecté »

Attention : Certaines personnes ne reçoivent pas ce courriel (Vérifier les spams), c’est un problème lié à votre fournisseur d’accès. Pas de panique, si vous avez eu les trois messages précédents vos choix sont bien enregistrés !

A la fin de la phase 2 vos choix sont mémorisés, mais votre inscription n’est pas encore validée… Il faut passer par la phase 3 qui est obligatoire pour tous !

RAPPEL : Si vous payez par virement (140 €), faites le dès la confirmation de vos choix.
(En réalisant votre virement, indiquez bien votre nom et votre numéro d’adhérent – si vous en avez un)

A la fin de la phase 2 vous ne pouvez plus rien modifier. Si vous vous connectez à nouveau vous pourrez simplement consulter vos données et vos choix (ne le faites pas la première journée car le site est surchargé … Merci)



Phase N°3 : Validation de l'inscription dans les locaux de l’UIA

Au cours de la phase 3 aucune modification de choix et aucune nouvelle inscription ne seront acceptées.

Pour ceux qui ont payé par virement :

Les 27 et 28 septembre, vous devez vous rendre à l’UIA selon un créneau horaire défini en fonction des premières lettres de votre nom selon le tableau ci-dessous, pour finaliser votre inscription et récupérer ou mettre à jour votre carte d’adhérent (timbre 2023-2024). Alors, votre inscription sera validée.

Si vous ne pouvez pas venir dans le créneau attribué, faites-vous représenter par une tierce personne. N'oubliez pas de lui fournir tous les documents nécessaires (voir ci-après)

ATTENTION : Si votre virement ne nous est pas parvenu le soir du 22 Septembre, votre inscription sera définitivement annulée.

VALIDATION POUR LES REGLEMENTS PAR VIREMENT


Mercredi 27 septembre

Horaire

Lettres de début du nom

   9h - 10h30
10h30 - 12h
13h15 - 14h45
14h45 - 17h
A    à  D
E    à  H
I     à  K
LA  à  LEB

Jeudi 28 septembre

Horaire

Lettres de début du nom

  9h - 10h30
10h30 - 12 h
13h15 - 14h45
14h45 - 17h
LEC  à  M
N      à  RA
RB    à  SI
SJ     à  Z


Pour ceux qui désirent payer par chèque ou espèces :


Les 13 - 14 Sept 2023 vous devrez venir à L’UIA selon un créneau horaire défini en fonction des premières lettres de votre nom selon le tableau ci-dessous, afin de procéder au règlement de votre adhésion et de récupérer ou mettre à jour votre carte d'étudiant (timbre 2023-2024). Alors, votre inscription sera alors validée.

Si vous ne pouvez pas venir dans le créneau attribué, faites-vous représenter par une tierce personne. N'oubliez pas de lui fournir tous les documents nécessaires (voir ci-après)

ATTENTION : Si vous, ou votre représentant, ne vous présentez pas à l’UIA pour la phase 3 (13 ou 14 Sept), vous avez la possibilité de faire un virement (Voir IBAN plus haut).
Si votre virement ne nous est pas parvenu le soir du 22 septembre votre inscription sera définitivement annulée.


REGLEMENT ET VALIDATION DES PAIEMENTS PAR CHEQUE


Mercredi 13 septembre 2023

Horaire

Lettres de début du nom

  9h - 10h30
10h30 - 12h
13h15 - 14h45
14h45 - 17h
A    à  D
E    à  H
I     à  K
LA  à  LEB

Jeudi 14 septembre 2023

Horaire

Lettres de début du nom

  9h - 10h30
10h30 - 12 h
13h15 - 14h45
14h45 - 17h
LEC  à  M
N      à  RA
RB    à  SI
SJ     à  Z

Documents nécessaires pour valider votre inscription (Phase 3)

  • La confirmation de votre inscription sur papier ou téléphone
  • La carte de l’UIA pour les anciens adhérents
  • Pour les nouveaux étudiants : 1 photo d’identité (Important : Format 3,5 cm x 2,5 cm)
  • Pour ceux qui n’ont pas réalisé de virement : Un chèque de 140 € à l’ordre de l’UIA – Caen
  • Pour les inscrits en Aquatonic, un chèque de 60 € à l’ordre de l’UIA – Caen

Bref ...